Aviso de privacidad

Quién responde por estos datos

Samuel Gaona es responsable del tratamiento de los datos personales que se recaban a través de kalkulo.gaona.ph. Para cualquier asunto relacionado con este aviso: privacidad@gaona.ph.

Qué es Kalkulo

Es un sistema de contabilidad fiscal que usan contadores para llevar la contabilidad de sus contribuyentes. Descarga del SAT los comprobantes fiscales que ya existen a nombre de cada contribuyente, los clasifica y calcula las determinaciones de ISR e IVA. Sólo lee: no emite comprobantes, no los timbra y no presenta declaraciones.

Dos clases de datos, con dos papeles distintos

Kalkulo trata datos de quien usa el sistema —el contador— y datos de los contribuyentes cuya contabilidad se lleva. No es la misma relación en los dos casos, y la diferencia importa:

• De los datos del contador, el responsable es Samuel Gaona, y este aviso es el suyo.
• De los datos de los contribuyentes, el responsable es el contador que los da de alta: es quien tiene la relación con ellos y quien debe contar con su consentimiento. Kalkulo actúa como encargado, y los trata únicamente para prestarle el servicio.

Qué se guarda de quien usa el sistema

• Nombre, correo electrónico y foto de perfil de la cuenta de Google.
• El identificador que Google asigna a esa cuenta (sub), que es lo que permite reconocerla aunque cambie de nombre.
• La fecha del último acceso.
• Si se entró por invitación: el correo invitado, quién lo invitó, cuándo, y la nota que dejó quien administra. La nota es interna y sólo la ve el administrador.
• De cada petición al sistema, en el registro del servidor: qué pantalla u operación se pidió, cuándo, cómo terminó y el correo de la cuenta que la hizo. No se guardan la dirección IP ni el navegador.

Qué se le pide a Google, y qué no

Al entrar se piden exactamente tres permisos: openid, email y profile. Con ellos se sabe quién entra y nada más.

No se pide ni se obtiene acceso a Gmail, Google Drive, Calendario, contactos, fotos ni a ningún otro servicio de la cuenta. Tampoco se solicita acceso sin conexión: no existe un token de refresco, de modo que Kalkulo no puede hacer nada en nombre de nadie mientras esa persona no está delante.

El uso que Kalkulo hace de la información recibida de las API de Google se rige por la Política de datos de usuario de los servicios de API de Google, incluidos sus requisitos de uso limitado.

Qué se guarda de los contribuyentes

• Datos de identificación: RFC, nombre o razón social, CURP, código postal, régimen fiscal y fecha de inicio de operaciones.
• Los comprobantes fiscales digitales emitidos y recibidos, con sus conceptos, impuestos, complementos de pago y documentos relacionados, tal como los entrega el SAT.
• Declaraciones presentadas, acuses, constancias de situación fiscal y opiniones de cumplimiento.
• Las anotaciones y clasificaciones que el contador añade a cada comprobante.
• Los paquetes que el SAT entrega, guardados tal cual como evidencia de lo que se descargó y cuándo.
• La e.firma del contribuyente, cuando el contador la sube para poder descargar del SAT.

Casi todo esto no lo genera Kalkulo: son datos que ya están en el SAT y que se traen desde ahí con la e.firma del propio contribuyente.

Cómo se protege la e.firma

La e.firma es lo más delicado que custodia el sistema, y se trata en consecuencia:

• El certificado es público y se guarda tal cual. La llave privada y su contraseña se cifran con AES-256-GCM antes de tocar la base de datos.
• El cifrado es en sobre: cada credencial lleva su propia clave, que a su vez está envuelta con una clave maestra que vive en el entorno del servidor y nunca en la base de datos. Quien obtuviera una copia de la base no obtendría las llaves.
• Se usa únicamente para firmar las peticiones al servicio de descarga masiva del SAT y para consultar el portal por cuenta del contribuyente. Con ella no se emite nada ni se presenta nada.
• El buzón tributario se vigila, pero abrir una notificación es un acto de una persona: nunca ocurre al refrescar una pantalla ni durante una revisión automática, porque abrirla genera el acuse y echa a andar el plazo legal.

Quién puede ver qué

• El acceso es por invitación. Tener una cuenta de Google no basta para entrar.
• Cada contador ve únicamente a sus propios contribuyentes. Toda consulta a datos de contribuyente se filtra por la sesión de quien pregunta, no por lo que venga en la dirección del navegador. La única excepción es quien administra el sistema, que puede ver a todos los contribuyentes para darle soporte a quien los lleva; lo que hace sobre un contribuyente ajeno queda registrado con su cuenta.
• La sesión es una cookie firmada por el servidor que sólo lleva el identificador de la cuenta y cuándo caduca: a las doce horas. El servidor no guarda una lista de sesiones abiertas. Lo que sí hace es comprobar en cada petición que la cuenta sigue activa, así que retirarle el acceso a alguien surte efecto en su siguiente clic, sin esperar a que caduque. Lo que no se puede es cerrar una sesión concreta —la de un equipo olvidado— sin desactivar la cuenta entera.

Con quién se comparten

Con nadie. Los datos no se venden, no se ceden, no se usan con fines publicitarios y no se emplean para entrenar modelos de ningún tipo. Los únicos terceros que intervienen en la operación son:

• Google, exclusivamente para verificar la identidad de quien entra.
• El SAT, que es el origen de los datos fiscales y a quien se le piden con la e.firma del contribuyente.
• El proveedor de infraestructura donde se ejecuta el sistema y se aloja la base de datos.

También se consulta el índice nacional de precios al consumidor publicado por el INEGI. Esa consulta sólo trae cifras públicas: no sale de aquí ningún dato de nadie.

Cookies

Kalkulo usa cinco cookies, todas estrictamente necesarias para funcionar. No hay analítica, ni rastreo, ni cookies de terceros.

• kalkulo_sesion: la sesión abierta. Caduca a las doce horas.
• kalkulo_oauth: un valor de un solo uso que impide que alguien fabrique una vuelta de Google desde otro sitio. Dura diez minutos.
• kalkulo_destino: a qué pantalla volver después de entrar. Dura diez minutos.
• kalkulo_rfc: el RFC del último contribuyente cuya pantalla se abrió, para que un comprobante que está en dos contribuyentes se abra en el que se estaba mirando. Dura lo que el navegador abierto.
• kalkulo_de: sólo para quien administra el sistema, cuál de las copias de un RFC que llevan dos contadores se está mirando. Dura lo que el navegador abierto.

Cuánto tiempo se conservan

Los datos de la cuenta se conservan mientras la cuenta exista. Los datos de un contribuyente se conservan mientras esté dado de alta. Al darlo de baja se eliminan sus datos y su e.firma.

Conviene tenerlo presente antes de pedir una baja: la obligación de conservar la contabilidad durante cinco años es del contribuyente (artículo 30 del Código Fiscal de la Federación), no de Kalkulo. Lo que aquí se borre, se borra.

Derechos ARCO

Cualquier persona puede solicitar el acceso, la rectificación, la cancelación o la oposición al tratamiento de sus datos personales, así como revocar el consentimiento otorgado. La solicitud se envía a privacidad@gaona.ph indicando el nombre, la forma de contacto y qué se solicita, y se responde en un plazo máximo de veinte días hábiles.

Si la solicitud se refiere a los datos de un contribuyente, se traslada al contador que lo dio de alta, que es su responsable.

Quien considere que su derecho a la protección de datos fue vulnerado puede acudir a la autoridad competente en materia de protección de datos personales.

Cambios a este aviso

Las modificaciones se publican en esta misma dirección, con la fecha de vigencia actualizada arriba. Los cambios que afecten de manera sustancial al tratamiento se avisan además por correo a las cuentas activas.